Đang có nhiều cách hiểu khác nhau về quy định xử phạt liên quan đến chữ ký trên chứng từ thuộc Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
Theo nghị định 41/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 12/03/2018 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tế toán, kiểm toán độc lập. Hiệu lực của Nghị định từ 1/5/2018.
Trong đó, điều 8, khoản 2d cho biết sẽ phạt tiền từ 5-10 triệu đồng đối với chữ ký trên chứng từ kế toán của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
Điều này đã nảy sinh nhiều cách hiểu khác nhau, trong đó, nhiều ý kiến cho rằng buộc phải ký giống 100%, nếu sai khác là bị phạt. Theo đó, quy định trở nên bất hợp lý, gây khó khăn đối với doanh nghiệp.
Trao đổi với Trí Thức Trẻ, ông Phạm Công Tham, Phó Chủ tịch thường trực Hội kế toán hành nghề Việt Nam, cho biết thông thường kế toán viên có hai chữ ký, gồm : chữ ký đầy đủ, chữ ký tắt.
Chữ ký tắt được sử dụng khi xử lý các công văn trong cơ quan, còn chữ ký đầy đủ là chữ ký giao dịch các chứng từ kế toán, báo cáo kế toán lưu gửi. Chữ ký đầy đủ chính là chữ ký được đăng ký và có tính pháp lý.
Kế toán viên thường rèn luyện để các chữ ký ký ra đảm bảo độ giống nhau. Tuy nhiên, về tính tuyệt đối là không thể.
Vậy nên nghị định 41 không phải hiểu cứng nhắc là chữ ký phải giống nhau 100% trên các chứng từ kế toán. Khi giao dịch, để kiểm tra chữ ký, thông thường, người ta xét đến số lượng nét, cách móc lên – xuống… để so sánh chứ không đòi hỏi sự giống nhau tuyệt đối. Điều này không hề gây khó khăn gì đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Việc đăng ký chữ ký trong một số trường hợp nếu có quy định là đảm bảo an toàn cho chính các đơn vị có giao dịch kinh tế. Điều này giúp cho đơn vị có căn cứ kiểm tra và ghi sổ kế toán, và quan trọng hơn là đảm bảo an toàn tiền và tài sản của chính đơn vị đó.

Việc so sánh chữ ký khi giao dịch là định tính trên cơ sở nhận xét của giao dịch viên, họ nhận thấy đây có thể không phải chữ ký của người đã đăng ký, thì cơ quan này sẽ trả lại chứng từ, khách hàng sẽ phải lập lại chứng từ khác, đảm bảo chữ ký thống ngất theo mẫu đã đăng ký với đơn vị này.

Việc so sánh chữ ký khi giao dịch là định tính trên cơ sở nhận xét của giao dịch viên, họ nhận thấy đây có thể không phải chữ ký của người đã đăng ký, nên không thể yên tâm thực hiện giao dịch.

Tuy nhiên đối với chư xkys điện tử, mỗi chữ ký được ký cấp cho mỗi cá nhân, tổ chức một cách duy nhất, nên nếu đã không thống nhất, hoặc không đúng thì là chữ ký sai hoàn toàn, chứ không thể nói là gần giống.
Vì vậy, chữ ký phải thống nhất không ảnh hưởng đến giao dịch có sử dụng chữ ký điện tử, vì nếu không sai thì việc thống nhất là đương nhiên.
Việc xử phạt vi phạm hành chính ( nếu có ) được hiểu là đối với việc cố tình thực hiện giao dịch với chứng từ có chữ ký không thống nhất hoặc không đúng với mẫu đăng ký ( nếu có quy định ).

Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm sẽ xem xét thực tế của quy trình nghiệp vụ, để quyết định có là vi phạm đến mức cần xử phạt hay không trước khi quyết định lập biên bản vi phạm hành chính.Quy định này sẽ nâng cao trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân có liên quan, hạn chế sai phạm khi lập chứng từ giao dịch, đảm bảo các hoạt động kinh tế tránh được các rủi ro, sai sót từ khâu lập chứng từ kế toán.

Việc phạt mà theo mọi người lo ngại là một người cứ ký trên các chứng từ kế toán không giống y nhau là bị phạt thì hoàn toàn không đúng.